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Digitale Spendenbescheinigung - Geldspenden ordnungsgemäß bestätigen

(Elektronische Zuwendungsbestätigung)

Veröffentlicht am 28.02.2018

I. Rechtsgrundlagen, Voraussetzungen und Anzeige

 

©plantic – Shutterstock.com

Wer eine gemeinnützige Organisation gegründet hat oder sich z.B. in einem Verein, gGmbH oder Stiftung engagiert, wird zwangsläufig mit dem Thema konfrontiert, wie man erhaltene Geldspenden ordnungsgemäß bestätigt. Das ist insofern relevant, als das die Spender eine ordnungsgemäße Spendenbescheinigung benötigen, um die Spenden z. B. in ihrer eigenen Steuererklärung geltend zu machen. Natürlich ist es für alle Beteiligten viel praktischer solche Spendenbescheinigungen bzw. Zuwendungsbestätigungen einfach per E-Mail zu verschicken bzw. zu empfangen. Leider ist das Thema wie immer nicht ganz so trivial wie vermutet. Im Folgenden erklären wir die Rechtsgrundlage, Voraussetzungen und Anzeige zur Nutzung von maschinell erstellten Spendenbescheinigung bzw. Zuwendungsbestätigungen.

 

1. Rechtsgrundlagen der Spendenbescheinigung

a) Für maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen / Spendenbescheinigungen

spendenbescheinigung per e-mail Mit dem am 22.7.2016 veröffentlichten Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (StModernG) wurde festgelegt, dass Spendenbescheinigungen für eine reine Geldspende auch maschinell ohne eigenhändige Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person erstellt werden dürfen (hier nachlesen). Das StModernG ist am 01.01.2017 rückwirkend zum 01.01.2016 in Kraft getreten und gilt daher auch für das Veranlagungsjahr 2016. Das heißt, auch Geldspenden, die Sie für Ihren Verein, Stiftung, gGmbh oder andere gemeinnützige Körperschaften im Jahr 2016 erhalten haben, können bereits ohne eigenhändige Unterschrift bestätigt werden.

Allerdings sind solche maschinell erstellten Spendenbescheinigungen nicht bei Aufwands- oder Sachspenden anwendbar. Aufwands- oder Sachspenden sind weiterhin schriftlich mit amtlichem Muster zu bestätigen. Insofern ist weiterhin auf dem Muster eine originale Unterschrift des Vertretungsorgans in vertretungsberechtigter Zahl oder von einem Bevollmächtigten notwendig.

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b) Für digital (elektronisch) übermittelte Spendenbescheinigungen / Zuwendungsbestätigungen

Ergänzend zum StModernG hat sich die Finanzverwaltung in einem Schreiben des Bundesministerium der Finanzen zur elektronischen Zustellung von maschinell erstellten Spendenbescheinigungen geäußert. Danach sind elektronisch, z.B. per E-Mail, an einen Spender übersandte Spendenbescheinigungen zulässig. Übersendung per E-Mail stellt daher eine zulässige Art der Übermittlung der Spendenbescheinigung dar.

Elektronisch übersandt bedeutet, dass eine maschinell erstellte und dem amtlichen Muster entsprechende Spendenbescheinigung auf elektronischem Weg in Form einer schreibgeschützten Datei an den Spender übermittelt wird. Eine schreibgeschützte PDF-Datei wird als schreibgeschützte Datei angesehen und daher anerkannt.

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2. Voraussetzungen

a) Für maschinell erstellte Spendenbescheinigungen

Bevor Sie ihren Geldspendern maschinell erstellte Spendenbescheinigungen ausstellen können, müssen sie das Verfahren für ihre gemeinnützige Körperschaft (Verein, Stiftung, gGmbh, etc.) beim zuständigen Finanzamt anzeigen und bestätigen, dass Sie die Voraussetzungen für die Anwendung des Verfahrens erfüllen. Dabei müssen folgende Vorraussetzungen erfüllt werden:


Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt und fortgesetzt eingehalten werden:

  • Die Spendenbescheinigungen erfolgen unter Verwendung von vorgeschriebenen amtlichen Mustern. [LINK] 
  • Die Spendenbescheinigungen enthalten die Angabe über die erfolgte Anzeige beim Finanzamt.
  • Eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile (eine Kopie einer handschriftlichen Unterschrift) eingefügt oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet.
  • Nur die im Verein zur Ausstellung von Spendenbescheinigungen berechtigten Personen oder entsprechend Bevollmächtigte haben Zugriff auf die gedruckten Spendenbescheinigungen mit eingefügter Faksimile oder eingescannter Unterschrift.
  • Das Buchen der Geldspende in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Spendenbescheinigung sind abgestimmt. d.h. jede gebuchte und ausgestellte Zuwendungsbestätigungen weisen den der Höhe nach gleichen Betrag aus.
  • Aufbau und Ablauf des bei der Spendenbescheinigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für das Finanzamt prüfbar. Dies setzt die Einhaltung der Archivierungsfrist und eine formgerechte Archivierung voraus.

Die Frist zur Archivierung beginnt mit Ablauf des Jahres der Zuwendung zu laufen. Wurde eine Spendenbescheinigung auf Papier erstellt und übersandt, beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre und es sind Papierkopien aufzubewahren.

Ist die Geldspende hingegen elektronisch per E-Mail bestätigt worden, sind die E-Mails 7 Jahre aufzubewahren und die PDF-Zuwendungsbestätigungen formgerecht als schreibgeschütztes PDF zu speichern.
Bei der Umsetzung aller Voraussetzungen für das Verfahren zu maschinell erstellten Spendenbescheinigungen kann rechtliche Beratung hilfreich sein.

b) Für digital (elektronisch) übermittelte Spendenbescheinigungen

Zur elektronischen Übermittlung von Spendenbescheinigungen müssen die Voraussetzungen für maschinell erstellte Spendenbescheinigungen ebenfalls vorliegen. Sobald die Voraussetzungen für maschinell erstellte Spendenbescheinigungen bei Ihrer Körperschaft vorliegen, kann auch eine elektronische Versendung der Spendenbescheinigung per E-Mail erfolgen.
 

3. Antrag zum Verfahren

Die Nutzung des Verfahrens für maschinell erstellte Spendenbescheinigungen muss durch die Körperschaft beim zuständigen Finanzamt anzeigt werden. Die Anzeige enthält insbesondere die Angaben über die Erfüllung der Voraussetzungen des Verfahrens und deren fortgesetzte Einhaltung.
Nach Anzeige der Nutzung des Verfahrens ist für die Körperschaft die verfahrensgemäße Ausstellung von maschinell erstellten und elektronisch übermittelbaren Spendenbescheinigungen bei Geldspenden möglich. Das heißt, Sie können Zuwendungsbestätigungen dann auch per E-Mail versenden.
Eine Genehmigung ist nicht notwendig. Nach Anzeige des Vorhabens und Absprache mit der Finanzverwaltung ist eine Durchführung des Verfahrens durch die Körperschaft zeitlich unbegrenzt möglich, solange die Steuerbegünstigung fortbesteht.

 

II. Auswirkungen des StModernG auf die Einkommenssteuererklärung von Spendern

Seit Inkrafttreten des StModernG vom 01.01.2017 müssen Spendenbescheinigungen seit Anfang 2017 nicht mehr durch Spender beim Finanzamt eingereicht werden, um den Sonderausgabenabzug geltend zu machen. Es genügt diese aufzubewahren. Die Aufbewahrung ist auch in digitaler Form möglich.

Durch den Zuwendungsempfänger elektronisch an den Zuwendenden übersandte Zuwendungsbestätigungen werden daher anerkannt und berechtigen damit zum Sonderausgabenabzug.

Bisher musste die Spendenbescheinigung immer durch den Spender mit der Einkommensteuererklärung eingereicht werden. Nur bei kleineren Spenden bis 200 EUR pro Spender und Kalenderjahr genügte der Zahlungsbeleg. Anstelle der Belegvorlagepflicht tritt seit 2017 durch das StModernG die sogenannte Belegvorhaltepflicht (§ 50 Abs. 8 EStDV). Das bedeutet, dass der Spendenbeleg nur noch auf Verlangen der Finanzbehörde vorzulegen ist. Die Spendenbescheinigung muss jedoch bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe der jeweiligen Steuerfestsetzung, dem Erhalt des Steuerbescheids, aufbewahrt werden.

 

III. Keine Spendenbescheinigung bei Kleinspenden bis 200,00 EUR notwendig

 

©GrandeDuc – Shutterstock.com

Für Einzelgeldspenden von unter 200,00 EUR muss keine Spendenbescheinigung an den jeweiligen Spender ausgestellt werden. Als Nachweis des Zahlungseingangs einer Geldspende an eine Körperschaft genügt der Kontoauszug. Für den jeweiligen Spender ist als Nachweis der Einzelgeldspende der Überweisungsbeleg des Kreditinstituts maßgeblich, der die Pflichtangaben zur Zurechnung der Überweisung als Geldspende enthält.

Pflichtangaben im Überweisungsbeleg sind der Name der Körperschaft und des Spenders, der Verwendungszeck der Spende und ob es sich bei der Zuwendung um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt. Der Verwendungszweck kann allgemein dem gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zweck einer Körperschaft dienen oder einem bestimmten Zweck innerhalb der Gemeinnützigkeit zuzuordnen sein, z.B. kann Zweck der Geldspende die gemeinnützige Zweckbindung zur Verwendung zur Hilfestellung bei Augenkrankheiten beinhalten.

Die Körperschaft als Spendenempfängerin muss bei einer Einzelspende ohne Nachweispflicht durch amtliches Muster dem Spender nach § 50 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStDV einen Beleg mit Angaben über Freistellung von der Körperschaftsteuer zur Verfügung stellen. Für die Bereitstellung ist die Möglichkeit eines Downloads als PDF-Dokument (hergestellter Beleg) auf der Homepage von der Körperschaft ausreichend.

Der Spender kann den Beleg von der Homepage herunterladen und für die Finanzverwaltung vorhalten. Bei Aufforderung durch die Finanzverwaltung kann der Spender durch den Beleg den Nachweis führen, dass die Spendenempfängerin eine gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Körperschaft ist. Vorlage für diesen Beleg stellen wir Ihnen hier zur Verfügung:

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Sind die Pflichtangaben im Überweisungsbeleg vorhanden und hat der Spender einen Ausdruck eines von der Körperschaft hergestellten Belegs, kann der Spender ein Spendenabzug bei der Einkommensteuer gem. § 10 b Einkommensteuergesetz (EStG) vornehmen.

Sie haben noch weitere Fragen zum Thema Spenden oder anderen Bereichen aus dem Sektor Vereine, Verbände, gGmbhs, Stiftungen?

Wir sind die Experten und stehen Ihnen gern zur Verfügung!

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