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Welche Aufgaben ein Vereinsvorstand hat

Veröffentlicht am 12.06.2018

Den Vereinsvorstand treffen neben der Leitung des Vereins und dessen Vertretung nach außen zahlreiche andere Aufgaben, an die man unter Umständen im ersten Moment gar nicht denkt.

Verwaltung des Vereinsvermögens

 

Die Verwaltung des Vereinsvermögens obliegt dem Vereinsvorstand. Seine Aufgabe ist es, sich um alle finanziellen Angelegenheiten des Vereins zu kümmern wie etwa die rechtzeitige Begleichung von Verbindlichkeiten oder die Einziehung des Mitgliedsbeitrags von den Mitgliedern. Darüber hinaus muss er sich um die Erhaltung des Vereinsvermögens bemühen, soweit dies im Einzelfall möglich ist.

Abgabe der Steuererklärung

Neben den laufenden finanziellen Angelegenheiten des Vereins umfassen die finanziellen Verpflichtungen des Vorstandes auch die Abgabe der Steuererklärungen, sowie die Begleichung eventuell anfallender Steuerzahlungen und Abgaben.

Handelsrechtliche Rechnungslegungspflicht/ Buchführungspflicht

Eng verknüpft mit der Pflicht der Verwaltung des Vereinsvermögens ist auch die Buchführungspflicht bzw. die Rechnungslegungspflicht.

Regelmäßig obliegt dem Verein die Rechnungslegungspflicht, also die Verpflichtung, seine laufenden Einnahmen und Ausgaben sowie das vorhandene Vermögen, aufzuzeichnen. Dazu gehört auch eine geordnete Ablage von (Papier-)Belegen.
Umfasst der Verein auch einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb so greift ggf. die handelsrechtliche Buchführungspflicht. In diesem Fall genügt eine einfache Aufzeichnung von Einnahme und Ausgaben nicht mehr. Der Verein hat vielmehr ordentliche Bücher zu führen sowie einen Jahresabschluss, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, zu erstellen. Unter einer ordentlichen Buchführung versteht man, dass die Eintragungen in den Geschäftsbüchern und die sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen müssen. Hierbei sind die Grundsätze zur sog. doppelten Buchführung zu beachten.

Einberufung und Durchführung der Mitgliederversammlung

 

Mindestens einmal im Jahr hat der Verein eine Mitgliederversammlung abzuhalten. Ohne abweichende Regelungen in der Satzung hat der Vorstand die Mitgliederversammlung vorzubereiten, die Mitglieder frist- und ordnungsgemäß einzuladen und die Versammlung angemessen zu leiten. Dabei muss er nach der Feststellung der Beschlussfähigkeit auch auf eine ordnungsgemäße Beschlussfassung achten und anschließend für eine sachgemäße Durchführung der Beschlüsse sorgen. Hierzu gehört, dass die beschlossene Satzung eingehalten und der Vereinszweck erfüllt wird.

Pflichten gegenüber dem Registergericht

Bei einem eingetragenen Verein (e. V.) treffen den Vorstand weiter Pflichten gegenüber dem Registergericht: Nach dem Gesetz ist der Vorstand dazu verpflichtet, den Verein beim Registergericht anzumelden und jede Satzungsänderung eintragen zu lassen. Bei Neuwahlen zum Vorstand ist der bisherige Vorstand aus dem Register auszutragen und der neugewählte Vorstand einzutragen.

Schweigepflicht

Über vertrauliche Vorgänge und Mitteilungen hat der Vorstand Stillschweigen zu bewahren. Er darf also weder Interna verraten, noch Dinge, die ihm Mitglieder des Vereins im Vertrauen mitgeteilt haben, ohne Freigabe anderen zur Kenntnis bringen.

Sorgfalts- und Treuepflicht

Zusätzlich zu allem zuvor Gesagten trifft einen Vereinsvorstand bei all seinen Handlungen auch immer eine Sorgfalts- und Treuepflicht. Hierunter versteht man die Verpflichtung des Vorstands, bei allen Handlungen die erforderliche Sorgfalt anzuwenden und zugleich die schutzwürdigen Interessen des Vereins zu achten. Hierdurch soll der Vorstand dazu angehalten werden, sorgfältig und überlegt zu handeln.

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