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Absage und Verschiebung von Mitgliederversammlungen im Verein - Corona Krise

20. März 2020 – Josef Renner
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    Seit Anfang März haben verschiedene Landesregierungen in Deutschland Veranstaltungen ab einer gewissen Größe untersagt und weitere einschneidende Maßnahmen getroffen, um eine weitere Ausbreitung des neuartigen Coronavirus (Covid-19) einzudämmen. Rechtsgrundlagen für die derzeitigen Maßnahmen finden sich insbesondere im sog. Infektionsschutzgesetz (IfSG). Über Veranstaltungen, die die entsprechende Größe nicht aufweisen, soll jeweils im Einzelfall über eine Absage entschieden werden, wobei regelmäßig auch in diesem Fall von den Regierungen zu einer Absage geraten wird. Dies betrifft selbstverständlich auch Mitgliederversammlungen von Vereinen, die für den entsprechenden Zeitraum angesetzt wurden. Der nachfolgende Artikel soll Ihnen einen Einblick geben, wie vereinsrechtlich mit dieser Situation umzugehen ist.

    I. Grundsatz – Mitgliederversammlung bereits einberufen oder noch nicht einberufen

    Dem Grunde nach ist im Fall einer im Raum stehenden Absage einer Mitgliederversammlung danach zu unterscheiden, ob bereits zu dieser Mitgliederversammlung geladen wurde oder nicht. Die Konstellation, dass eine entsprechende Einberufung der Mitgliederversammlung noch nicht stattgefunden hat scheint auf den ersten Blick unkompliziert zu sein, kann jedoch u.U. auch ein Handeln der zuständigen Organe erforderlich machen.

    II. Mitgliederversammlung noch nicht einberufen

    Eine noch nicht einberufene Mitgliederversammlung kann grundsätzlich bereits denknotwendig nicht abgesagt bzw. verschoben werden. Es stellt sich jedoch die Frage, wie damit umzugehen ist, wenn die Vereinssatzung die Abhaltung der Mitgliederversammlung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines bestimmten Zeitraumes vorschreibt und dieser sich mit dem Geltungszeitraum behördlicher Veranstaltungsuntersagungen überschneidet.

    Beispiel:

    Die Satzung eines Vereins schreibt die Abhaltung der ordentlichen Mitgliederversammlung innerhalb des ersten Quartals eines Jahres oder am zweiten Donnerstag im April vor. Anfang März werden sämtliche Veranstaltungen ab 500 Personen bis Ende April behördlich untersagt.

    Die Begrenzung der Teilnehmerzahl bei einer Mitgliederversammlung zur vorsorglichen Umgehung der behördlichen Untersagung ist dabei nicht möglich, da das Teilnahmerecht (§ 32 BGB) ein grundlegendes und nicht beschränkbares Recht eines jeden Vereinsmitglieds ist, unabhängig davon ob ein Mitglied ein Stimmrecht hat oder nicht. Daher muss jedem Mitglied die Möglichkeit der Teilnahme offenstehen.

    Unterbleibt sodann eine Einberufung der Mitgliederversammlung zu dem in der Satzung vorgesehenen Zeitpunkt, so stellt dies grundsätzlich einen Satzungsverstoß dar. Diese schuldhafte Verletzung der Ladungspflicht begründet grundsätzlich eine Schadensersatzpflicht des Vorstands gegenüber dem Verein.

    Insofern macht sich der Vorstand gegenüber dem Verein grundsätzlich schadensersatzpflichtig, wenn dem Verein durch die fehlende Einberufung Nachteile entstehen. Es müsste aber ein schuldhaften Verhalten vorliegen und zudem müsste ein Schaden gegeben sein. Ein schuldhaften Verhalten trifft den Vorstand dann nicht, wenn eine Landesregierung bereits Veranstaltungen ab einer gewissen Größe untersagt hat oder Veranstaltungen generell untersagt wurden.

    Der Vorstand hat sodann keine eigene Entscheidungsmöglichkeit, da er zur Umsetzung einer behördlichen Anordnung grundsätzlich verpflichtet ist und eine etwaige Zuwiderhandlung gegen die Anordnung strafbewehrt ist (§ 75 Abs. 1 Nr. 1 IFSG.) Die behördliche Anordnung stellt einen dringenden Grund dar, der die Nichteinberufung der satzungsgemäßen Mitgliederversammlung rechtfertigt. Erfolgt demgegenüber keine bindende Untersagung durch die zuständige Behörde, sondern lediglich eine Empfehlung z.B. des Robert-Koch-Instituts oder des von der Bundesregierung eingesetzten Krisenstabs, welche eine Mitgliederversammlung nicht zwingend untersagt, ist diese für den Verein zwar nicht verbindlich, sollte aber vor dem Hintergrund der Fürsorge- und Schutzpflichten des Vereins gegenüber seinen Mitgliedern dringend befolgt werden. In diesem Fall liegt jedenfalls zwingend ein dringender Grund für eine Nichteinberufung der satzungsgemäßen Mitgliederversammlung vor.

    Würde man ein schuldhaftes Verhalten des Vorstands annehmen, lautet die Faustformel zum Vorliegen eines Schadens: Hat es durch die Nichteinberufen einen Schaden in Geld gegeben, der bei rechtzeitiger Ladung nicht eingetragen wäre, dann liegt nach Differenzhypothese im Sinne des § 249 BGB ein „Schaden“ vor.

    Grundsätzlich wird aber dem Verein durch die nicht satzungsgemäße und somit verspätete Einberufung der Mitgliederversammlung aber kein wirtschaftlicher Schaden entstehen.

    Registerrechtlich hat die fehlende Einladung keine Folgen, da das Registergericht des jeweiligen Vereinsregisters nicht prüft, ob solche Satzungsklauseln eingehalten wurden. Die Mitglieder sollten aber auch in diesem Fall umgehend darüber informiert werden, dass die Mitgliederversammlung nicht zu dem gewöhnlichen Zeitpunkt stattfinden wird. Auch die Gründe sollten dargelegt werden.

    III. Mitgliederversammlung bereits einberufen

    Für den Fall der bereits einberufenen Mitgliederversammlung gilt, dass das für die Einberufung zuständige Organ diese auch wieder zurücknehmen bzw. widerrufen kann. Das zuständige Organ ist dabei regelmäßig der Satzung (vgl. § 58 Nr. 4 BGB) zu entnehmen.

    Demnach ist eine Absage einer Mitgliederversammlung dem Grunde nach möglich. Das Recht zur Absage einer Mitgliederversammlung umfasst dann bereits denknotwendig die Befugnis des zuständigen Einberufungsorgans zur Verlegung der Mitgliederversammlung, da eine komplette Absage eine weitergehende Befugnis darstellt als die die bloße Verlegung. Eine bloße Verlegung der Mitgliederversammlung enthält also konkludent die Absage des ursprünglichen Termins, auch wenn nicht ausdrücklich von einer „Absage“ der Mitgliederversammlung gesprochen wird. Die für Absage und Verlegung zu beachtenden Einzelheiten sollen nachfolgend dargestellt werden.

    1. Formalitäten

    Die notwendige Form des Widerrufs der Einberufung kann sich grundsätzlich aus der Satzung ergeben. Konkrete dahingehende Satzungsregelungen sind in der Praxis jedoch eher die Ausnahme. Sollte die Satzung (wie wohl in den meisten Fällen) keine Regelung zu den Formalitäten des Widerrufs der Einberufung enthalten, so sollte dieser (soweit noch möglich) entsprechend der in der Satzung für die Berufung vorgeschriebenen Form erfolgen. Dass die Einhaltung dieser Form zwingend wäre, ergibt sich zwar weder aus dem Gesetz noch aus der Rechtsprechung, die Einhaltung der Einberufungsformalitäten ist jedoch aus Gründen der Rechtssicherheit und Praktikabilität dringend anzuraten.

    Praxistipp:

    Sollte im Zeitpunkt der beabsichtigten Absage bereits ein entsprechender Ersatztermin anberaumt und fixiert worden sein, sollte die Mitgliederversammlung direkt durch fristgerechte Neuladung zum Ersatztermin verlegt werden. Eine separate, ausdrückliche Absage der Mitgliederversammlung ist dann nicht notwendig. Sollte die Absage so kurzfristig erfolgen müssen, dass eine Neuterminierung bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht möglich war, so sind Absage und spätere Neueinberufung unabhängig voneinander in zwei Teilakten vorzunehmen.

    Einzig zwingend zu beachtende Formalität im Rahmen der Verlegung einer Mitgliederversammlung ist jedoch, dass der Ersatztermin so gewählt werden muss, dass die sich aus der Satzung ergebende Einberufungsfrist noch eingehalten werden kann. Für den Fall, dass Absage und neue Einberufung demnach (wie in dem Praxistipp beschrieben) in einem Akt zusammenfallen, ist demnach zwingend darauf zu achten, dass hierbei die satzungsgemäße Einberufungsfrist gewahrt werden kann.

    2. Gründe für eine Absage bzw. Verlegung

    Eine Absage bzw. Verlegung der Mitgliederversammlung ist jedoch nicht grundlos möglich. Die Zulässigkeit einer solchen erfordert vielmehr sog. dringende Gründe. Was als dringender Grund anzusehen ist, ist gesetzlich abermals nicht geregelt, sodass davon auszugehen ist, dass die Gründe derart schwer wiegen müssen, dass eine sinnvolle und satzungsmäßige Durchführung der Mitgliederversammlung zu dem vorgesehenen Zeitpunkt unmöglich ist.

    Beispiele:

    • Erkrankung von Organmitgliedern und ihrer Vertreter
    • anderweitiger Belegung des angemieteten Versammlungsraums
    • Behördliche Untersagung der Veranstaltung

    Da der Vorstand zur Umsetzung einer behördlichen Anordnung grundsätzlich verpflichtet ist und eine etwaige Zuwiderhandlung gegen die Anordnung strafbewehrt ist (§ 75 Abs. 1 Nr. 1 IFSG), stellt also auch die behördliche Anordnung zur Absage der Mitgliederversammlung einen dringenden Grund dar, der eine vereinsseitige Absage der Mitgliederversammlung rechtfertigt. Erfolgt demgegenüber keine bindende Untersagung durch die zuständige Behörde, sondern lediglich eine Empfehlung z.B. des Robert-Koch-Instituts oder des von der Bundesregierung eingesetzten Krisenstabs, welche eine Absage oder Verschiebung der Mitgliederversammlung nahelegt aber nicht zwingend vorschreibt, ist diese für den Verein zwar nicht verbindlich, sollte aber vor dem Hintergrund der Fürsorge- und Schutzpflichten des Vereins gegenüber seinen Mitgliedern dringend befolgt werden. In beiden Fällen liegt jedenfalls zwingend ein dringender Grund für eine Absage bzw. Verlegung der Mitgliederversammlung vor.

    3. Rechtsfolgen der Absage bzw. Verlegung

    Ist eine etwaige Absage bzw. Verlegung der Mitgliederversammlung vereinsintern beschlossen und/oder behördlich vorgeschrieben, stehen die zuständigen Organe vor verschiedenen rechtlichen Herausforderungen. Die wichtigsten sollen nachfolgend dargestellt werden

    a) Kommunikation gegenüber den Mitgliedern

    Muss der Termin der Mitgliederversammlung verschoben werden oder wird eine Mitgliederversammlung abgesagt, muss der Vorstand die Mitglieder unter genauer Angabe der Gründe unverzüglich darüber informieren. Der Vorstand ist dabei, wie bereits oben angesprochen nicht zwingend verpflichtet die gleichen Formalitäten einzuhalten, die er im Rahmen der Einberufung zu beachten hatte. Dennoch hat er die Absage bzw. Verlegung eindeutig zu formulieren und dafür Sorge zu tragen, dass die Information sämtliche Mitglieder erreicht. Soweit v.a. in zeitlicher Hinsicht noch möglich, sollte der Vorstand daher den gleichen Weg wählen, über den er die Mitgliederversammlung einberufen hat, da die Form der Absage gleichlaufend zur Form der Einberufung so gewählt werden muss, dass jedes Mitglied Kenntnis von der Absage bzw. Verlegung der Mitgliederversammlung erlangt oder ohne wesentliche Erschwerung erlangen kann.

    Praxistipp:

    Neben der formalen Absage bzw. Verlegung der Mitgliederversammlung in der für die Einberufung vorgeschriebenen Form, sollten sämtliche Wege genutzt werden, um eine Information aller Mitglieder sicherzustellen (z.B. durch entsprechenden Informationsbeitrag auf der Website des Vereins).

    b) Prüfung abgeschlossener Verträge

    Daneben sollte sich der Verein damit beschäftigen, wie mit den für die Mitgliederversammlung abgeschlossenen Verträgen (z.B. Mietvertrag für Veranstaltungsort, Bewirtungsvertrag am Veranstaltungstag, etc.) umzugehen ist um die mit der Absage verbundenen Kosten so gering wie möglich zu halten.

    Dabei ist eine pauschale Handlungsempfehlung nicht möglich. Vielmehr müssen die einzelnen Verträge auf Rücktritts-/Stornierungs- und/oder Kündigungsmöglichkeiten überprüft werden und umgehend entsprechende Maßnahmen in die Wege geleitet werden. Höchstes Gebot ist jedoch auch in dieser Hinsicht die Kommunikation mit den Vertragspartnern.

    c) Haftungsfragen

    Die Haftung des Vorstands für mit der Absage und Verlegung verbundene Kosten hängt primär mit dem Grund der Absage bzw. Verlegung zusammen. Er haftet dabei regelmäßig nur bei einer Absage bzw. Verlegung ohne dringenden Grund (vgl. dazu Ziffer 2.). Gleiches kann gelten, wenn die Vereinsmitglieder nicht unverzüglich über die Absage bzw. Verlegung informiert werden. Die Haftung umfasst dann u.U. vergeblich aufgewendete Reisekosten, die das Mitglied gegenüber dem Verein geltend machen kann. Da in der aktuellen Situation, also im Falle behördlicher Untersagung der Mitgliederversammlung ein solcher dringender Grund vorliegt, sind etwaige Haftungsszenarien jedoch weitgehend ausgeschlossen.

    3. Fazit

    Die Absage bzw. Verlegung einer Mitgliederversammlung ist vor und nach der Einladung dem Grunde nach, unter Beachtung etwaiger Schadensersatzansprüche des Vereins gegen den Vorstand, zulässig und bei behördlichen Anordnung der Untersagung von Veranstaltungen auch zwingend geboten, um eine Strafbarkeit des Vorstands im Sinne des § 75 Abs. 1 Nr. 1 IFSG zu vermeiden. Die zuständigen Vereinsorgane sollten sich dabei insbesondere an etwaige satzungemäße Vorgaben halten sowie eine unverzügliche Kommunikation mit den Mitgliedern und einschlägigen Vertragspartnern anstreben, um mögliche Schäden vom Verein abzuwenden.

     

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