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Wie Sie richtig zu einer Mitgliederversammlung einladen

Ist im Vorfeld einer Mitgliederversammlung die Einladung zur Mitgliederversammlung nicht Form- und Fristgerecht nach den Vorgaben der Vereinssatzung erfolgt, können während der betroffenen Mitgliederversammlung aufgrund der zugehörigen Tagesordnung gefasste Beschlüsse nichtig sein und die Nichtigkeit kann von jedem Mitglied des Vereins gerichtlich durch eine Feststellungsklage gemäß § 256 Zivilprozessordnung (ZPO) vor den ordentlichen Gerichten geltend gemacht werden. Welche Fehler bezüglich Form- und Frist häufig auftreten, finden Sie in unserem früheren Artikel „Die 5 häufigsten Fehler bei der Beschlussfassung in Vereinen“. Bereits bei der Vorbereitung der Einladung zu einer Mitgliederversammlung kann einiges schiefgehen. Wir geben Ihnen in diesem Beitrag Tipps an die Hand, damit Sie den formalen Fallstricke vermeiden und ordnungsgemäß zu Ihrer nächsten Mitgliederversammlung einladen.

Dreh- und Angelpunkt: Ihre Vereinssatzung

Wer darf überhaupt zu einer Sitzung einladen – und wie oft? Welche Fristen sind einzuhalten? Und in welcher Form dürfen die Mitglieder eingeladen werden? Die Antworten auf all diese Fragen liefert im Idealfall Ihre Vereinssatzung oder andernfalls die §§ 21 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Die Satzung sollte hierbei grundsätzlich folgende Regelungen zur Einberufung von Mitgliederversammlungen enthalten:

  • Welche Funktionsträger die Versammlung einberufen und die vorläufige Tagesordnung festlegen dürfen (grundsätzlich der Vorstand).

  • Wie oft eine Mitgliederversammlung (im Jahr) einzuberufen ist

  • Ob es einen bestimmten Versammlungsort geben soll (üblicherweise der Vereinssitz)

  • In welcher Form und mit welcher Frist die Einladung zu erfolgen hat

  • Ab welcher Anzahl der erschienen stimmberechtigten Mitglieder die Mitgliederversammlung beschlussfähig ist

  • Wie viele Mitglieder notwendig sind, um eine außerordentliche Mitgliederversammlung durch den Vorstand oder eine Minderheit der Mitglieder (§ 37 BGB) einzuberufen

  • Welche Funktionsträger die Versammlungs- und Wahlleitung ausüben

Umso klarer die Regelungen in Ihrer Vereinssatzung verfasst sind, desto mehr rechtliche Sicherheit besitzt das Vereinsleben. Auf diese Weise ersparen Sie sich als Vorstand später unter Umständen einigen Ärger im Streit mit einzelnen Mitglieder, die den Inhalt der Regelungen der Satzung anders interpretieren als Sie und zur Durchsetzung ihrer Ansicht eine gerichtliche Prüfung einleiten wollen.

Das Vereinsrecht setzt allerdings auch gewisse Grenzen dafür, welche individuellen Regelungen getroffen werden dürfen: So ist es nicht möglich, in der Satzung das Minderheitenrecht – das Einberufen einer Sitzung auf Wunsch einer Minderheit - gänzlich außer Kraft zu setzen. (§ 37 BGB)

Aus welchen Gründen Sie eine Mitgliederversammlung einberufen wird

Die Mitgliederversammlung bietet eine ideale Gelegenheit, alle Mitglieder in Vereinsangelegenheiten auf den neuesten Stand zu bringen, wichtige Beschlüsse zu fassen und interne Probleme zu klären. Aus diesem Grund sollte in regelmäßigen Abständen eine ordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden. In welchen Abständen dieser Turnus erfolgt, legt Ihre Satzung fest, üblicherweise ist es einmal jährlich.

Typische Beschlussgegenstände einer Mitgliederversammlung sind insbesondere:

  • Ausschluss von Mitgliedern

  • Wahl des Vorstands, der Rechnungsprüfer uns sonstiger Funktionsträger

  • Änderung der Satzung

  • Bekanntgabe des Ergebnisses der Rechnungsprüfung

  • Vorstellung des aktuellen Haushaltsplans

  • Entlastung des Vorstands

  • Ehrungen von verdienten Mitgliedern

Gibt es neben der jährlichen Hauptversammlung im Rahmen einer außerordentlichen Mitgliederversammlung dringende Vereinsfragen zu klären, können diese im Interesse des gesamten Vereins durch den Vorstand  einberufen werden. Eine Einberufung durch den Vorstand muss darüber hinaus erfolgen, wenn eine bestimmte Minderheit der Mitglieder dies schriftlich zu Händen des Vorstands und Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt.

Wie hoch die Beteiligung für das Minderheitsbegehren sein muss, kann Ihre Satzung festlegen, jedoch sollte eine Beteiligungsgrenze von ⅓ der Mitglieder als Mindestbeteiligung nicht überschritten werden, um keinen Verstoß gegen den Minderheitenschutz des Vereinsrechts herbeizuführen. Ist in der Satzung keine Regelung getroffen worden, so sind gemäß § 37 BGB mindestens ein Zehntel der Mitglieder erforderlich.

Ein Grund für eine außerordentliche Einberufung wäre typischerweise gegeben, wenn ein Vorstandsmitglied vor Ende seiner Amtszeit zurückgetreten ist und ein Nachwahl stattfinden sollte.

Kein zulässiger Grund für eine außerordentliche Versammlung ist das Interesse einzelner Personen: Nur weil ein Vereinsmitglied ein persönliches Anliegen hat, rechtfertigt dies also nicht, alle Mitglieder zu einer Versammlung zusammen zu rufen.

Wer die Einladung ausspricht

Sollte in der Satzung nichts anderes niedergeschrieben sein, ist der vertretungsberechtigte BGB-Vorstand in vertretungsberechtigter Anzahl für die Einladung zuständig. Der nicht vertretungsberechtigte “erweiterte” Vorstand kann nicht einladen. Dabei hat es keine Bedeutung, ob ein Vorstandsmitglied bereits im Vereinsregister eingetragen ist. Die Amtszeit eines Vorstandsmitglieds beginnt bei dessen Wahl oder zu einem Zeitpunkt, den Sie in der Satzung bestimmen, aber frühestens mit dessen Annahme der Wahl. Ab diesem Zeitpunkt darf er zu einer Mitgliederversammlungen einladen.

Anders am Ende der Amtszeit: Scheidet der Vorstand aus seinem Amt aus, darf er nur noch eine Mitgliederversammlung berufen, wenn er noch im Vereinsregister eingetragen ist. Ansonsten sind alle Beschlüsse, die in der von ihm berufenen Sitzung erfolgen, als unwirksam anzusehen.

Das Vereinsorgan, welches von der Satzung als zur Einladung zuständiges Organ bestimmt wurde, darf sein Einberufungsrecht nicht auf eine andere Vereinsorgan übertragen, z.B. kann der Vorstand das Recht nicht auf den Beirat oder den besonderen Vertreter gemäß § 30 BGB übertragen.

Übrigens: Sie können in der Satzung auch einem Nichtmitglied das Recht zusprechen, zu Ihren Versammlungen einzuladen.

Welche Form der Einladung rechtsgültig ist

Als beliebter Streitpunkt erweist sich häufig die Frage, in welcher Form ein Verein seine Mitglieder zur Mitgliederversammlung einladen darf. Das Vereinsrecht bleibt hier unkonkret: Im § 58 Abs. 4 BGB ist zwar geregelt, dass jedes Mitglied problemlos an die Information kommen muss, dass eine Versammlung stattfindet. Aber wie das konkret auszusehen hat, wird nicht näher erläutert.

Als Faustregel können Sie sich an zwei wichtige Punkte halten:

  1. Nur die Einladungsformen, die in Ihrer Satzung stehen, sind rechtsgültig. Die Satzung muss diesbezüglich genau formuliert sein, so dass Ihre Mitglieder genau wissen, auf welchem Weg sie die Einladung erreichen wird.
  2. Es müssen alle Mitglieder, auch die nicht stimmberechtigten Mitglieder (z.B. Fördermitglieder oder Ehrenmitglieder) zur Mitgliederversammlung eingeladen werden. Diese haben zwar kein Stimm-, aber immer ein Teilnahme- und Rederecht.

Typische Formen der Einladung in der Satzung sind:

  • Schriftform (per unterzeichnetem Brief)

  • Textform (per Fax oder E-Mail)

  • Anzeige in einer lokalen Tageszeitung

  • Ankündigung in der eigenen Vereinszeitung

  • Aushang an einem Schwarzen Brett

Ist also eine Einladung per E-Mail auch immer möglich? Das fragen sich viele Vereine, in deren Satzung bisher nur von einer Einladung „in Schriftform“ die Rede ist. 2013 wurde dazu Klarheit geschaffen: Als „Schriftform“ zählt laut einem Beschluss des Oberlandesgerichts (OLG) Zweibrücken (v. 04.03.2013 - 3 W 149/12) auch die „elektronische“ Schriftform, also der E-Mail-Versand. Voraussetzung dafür ist, dass aus dem Kontext in Ihrer Satzung ein Versand per Email ausdrücklich erlaubt ist. Leitsatz ist, dass Sie alle Mitglieder persönlich erreichen müssen und mit Ihrer gewählten Einladungsform auch tatsächlich erreichen können.

Möglich ist auch, eine Kombination aus verschiedenen Einladungsformen in der Satzung vorzusehen: Beispielsweise laden Sie alle Mitglieder mit bekannter E-Mail-Adresse per E-Mail ein und diejenigen ohne E-Mail-Adresse mit vom Vorstand unterzeichnetem Brief.

Wollen Sie ausschließlich in Ihrer lokalen Tageszeitung eine Ankündigung machen, müssen Sie in der Satzung den Namen der Zeitung genau benennen. Ihre Mitglieder wissen dann zweifelsfrei Bescheid, in welcher Veröffentlichung sie die Einladung finden. Gibt es an Ihrem Ort, weil er so klein ist,  nur eine Tageszeitung, entfällt diese Pflicht.Eine genaue Bezeichnung der Tageszeitung ist jedoch stets anzuraten.

Welche Ladefristen gelten

Ist in der Satzung keine bestimmte Frist vorgeschrieben, gilt: Die Einladung muss so frühzeitig verschickt werden, dass sich alle Ihre Mitglieder ausreichend vorbereiten können. Auch jene, die weiter weg wohnen und ihre Anfahrt erst organisieren müssen. Als Faustregel sollten Sie die Einladung mindestens eine Woche, besser aber zwei Wochen, vor der geplanten Sitzung versenden. Wenn Sie in Ihrer Satzung eine Frist aufnehmen, bedenken Sie dabei unbedingt die Wohnorte Ihrer Mitglieder. Üblich sind Fristen zwischen zwei und vier Wochen.

Als Fristende zählt übrigens grundsätzlich das Datum, an dem die Einladung beim Mitglied zugegangen ist. Laden Sie per Post ein, müssen Sie daher die Dauer des Versands mit berücksichtigen. Geht die Einladung auch nur einen Tag später den Mitgliedern zu, als die Frist in Ihrer Satzung es erlaubt, zählt dies bereits als Formfehler und Beschlüsse in der Mitgliederversammlung sind nichtig. Die Nichtigkeit der Beschlüsse kann von jedem Mitglied gerichtlich geltend gemacht werden.

Zur Vereinfachung der Fristbestimmung können Sie in der Satzungen folgenden Passus aufnehmen:

“Zur Wahrung der Frist reicht die rechtzeitige Abgabe der Einladung zur Post.”

Wichtig: Beschlossen werden kann nur, was in der Tagesordnung steht

Soll ein bestimmtes Thema zur Abstimmung gebracht werden, ist es notwendig, dass es als Tagesordnungspunkt in der Einladung festgehalten wird. Über Punkte, die nicht in der Tagesordnung stehen, kann kein Beschluss gefasst werden. Diese Regelung dient dazu, dass Ihre Mitglieder ausreichend Vorlauf haben, sich eine Meinung zu diesem Thema zu bilden.

Benennen Sie die Themen, die Sie zur Sitzung besprechen oder über die Sie abstimmen möchten, kurz und präzise. Eine ausführliche Erklärung ist in der Tagesordnung ist nicht notwendig, soweit es sich nicht um eine Satzungsneufassung handelt. Hier empfiehlt es sich eine synoptische Darstellung zwischen aktueller und neuer Satzungsfassung der Ladung beizulegen.

Wie eine typische Einladung aussehen kann

Bei der Gestaltung und Formulierung Ihrer Einladung sind Sie weitgehend frei. Mindestens müssen aber enthalten sein:

  • Die Zeit
  • Der Ort
  • Der Grund der Versammlung
  • Benennung der vorläufigen Tagesordnung

Eine typische Einladung zu einer Mitgliederversammlung können Sie hier herunterladen:

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Wie kann eine Versammlung abgesagt oder verlegt werden

Manchmal kann eine Mitgliederversammlung, zu der bereits eingeladen wurde, doch nicht stattfinden. In diesem Fall müssen Sie sich beim Widerrufen der Versammlung ebenfalls an bestimmte Vorschriften halten:

  • Nur die zur Einladung befugten Personen (z.B. der Vorstand) dürfen die Mitgliederversammlung absagen.
  • Die Mitgliederversammlung darf auch abgesagt werden, selbst wenn sie auf den Wunsch einer Minderheit zustande kam.
  • Die Absage oder Verlegung der Mitgliederversammlung auf einen neuen Termin muss ausgesprochen werden, bevor der Vorstand die Mitgliederversammlung offiziell eröffnet.

Denken Sie daran, dass für einen verlegten, neuen Termin wieder eine neue, eigene Ladung unter Einhaltung aller Frist- und Formerfordernisse erforderlich ist.

 


 

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