Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen

24. Januar 2018 – Dr. Rafael Hörmann

Werden Buchhaltungsunterlagen nicht mehr gebraucht, können diese nicht einfach nach Belieben vernichtet werden. Vielmehr muss sich das Unternehmen an die in § 147 AO (Abgabenordnung) festgelegten Aufbewahrungsfristen halten. Erst nach Ablauf dieser, dürfen Unterlagen vernichtet werden.

Die jeweilige Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt und der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde.

Entsprechend können seit dem 31.12.2017 nun folgende Unterlagen vernichtet werden:

Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2007 oder früher erfolgt ist.
Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2007 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen sonstigen Unterlagen.
Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge oder Lohn- und Gehaltslisten) aus dem Jahr 2007.

Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren:

Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2011 oder früher.
Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2011 oder früher.
Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente aus dem Jahr 2011 oder früher (z. B. Ausfuhr-/Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand-/ Frachtunterlagen, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen).

Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlage- und Lohnbuchhaltung). Daher muss während des gesamten Aufbewahrungszeitraums der Zugriff auf diese Daten möglich sein.
Entsprechend ist auch bei einem Systemwechsel darauf zu achten, dass die bisherigen Daten entweder in das neue System übernommen werden oder aber die bisher verwendeten Programme für den Zugriff weiter vorgehalten werden.

ACHTUNG:
Auch nach Ablauf der o. g. Frist ist die Vernichtung von Unterlagen dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist, es sich um laufende Steuerverfahren, Verfahren vor dem FG oder dem BFH handelt oder ein Einspruch vorliegt.

HINWEIS:
Bei den obigen Ausführungen handelt es sich lediglich um einen Hinweis unsererseits; eine Prüfung des Einzelfalls vorbehalten.