Aufbewahrung und Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen

Für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 Abgabenordnung (AO). Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden.

Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können Unterlagen welche ein Datum vor dem 31.12.2020 aufweisen, insbesondere folgende vernichtet werden:

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2010 und früher erfolgt ist.
• Jahresabschlüsse, Lagerberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2010 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
• Buchungsbelege wie beispielsweise Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege aus dem Jahr 2010

6-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Lohnkosten und Unterlagen/Bescheinigungen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2014 oder früher
• Sonstige Dokumente wie beispielsweise Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2014 oder früher

Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind. Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten; die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sind einzubehalten. Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten, die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit möglich sein.

Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe oder sonstige bedeutsame Dokumente sind in dem Format unverändert aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z.B. im PDF- oder Bildformat); sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemach, das Inventar die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist, ferner die Aufzeichnungen vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).

Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen ist grundsätzlich auch zu prüfen, ob und welche Unterlagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für eine ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiterhin aufbewahrt werden soll.