Ist ein Fahrtenbuch noch ordnungsgemäß, wenn es kleinere Mängel aufweist?
Die Besteuerung der privaten Nutzung eines betrieblichen PKW kann – statt mit der 1 %-Regelung – durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mit dem tatsächlich darauf entfallenden Kostenanteil erfolgen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Dieses muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Für betrieblich bzw. beruflich veranlasste Fahrten sind mindestens Angaben über Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt, Reiseziel, Reisezweck, aufgesuchte Geschäftspartner sowie Angaben zu etwaigen Umwegfahrten aufzuzeichnen.
Bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk. Für Privatfahrten ist die Kilometerangabe ausreichend (BMF-Schreiben vom 18.11.2009 – IV C 6 – S 2177/07/10004 (BStBl 2009 I S. 1326), Rn. 24).
Das Finanzgericht Niedersachsen (Urteil vom 16.06.2021 - 9 K 276/19) geht in einem aktuellen Urteil davon aus, dass kleinere Mängelund Ungenauigkeiten nicht zu einer Verwerfung des Fahrtenbuchs insgesamt führen. Im entschiedenen Fall wurden teilweise Abkürzungen für Kunden und Ortsangaben verwendet.
Bei Hotelübernachtungen auf Dienstreisen wurde auf eine genauere Angabe verzichtet, diese wurden lediglich mit „Hotel“ gekennzeichnet.
Auch ergaben sich kleinere Differenzen zwischen den Kilometerangaben im Fahrtenbuch und den Kilometern entsprechend einem Routenplaner. Die genauere Bedeutung der Angaben zu den aufgesuchten Kunden ließen sich aber einer zusätzlich geführten Kundenliste entnehmen.
Auch die fehlenden Ortsangaben der Hotels konnten durch Reisekostenunterlagen bzw. Hotelrechnungen ersetzt werden, da diese sich auf wenige Fälle im Jahr beschränkten. Trotz kleinerer Mängel des Fahrtenbuchs wurde noch von einer hinreichenden Vollständigkeit undRichtigkeit der Angaben ausgegangen.
Das Gericht führte zudem auf, dass die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht überspannt werden dürften, da ansonsten die Pauschalierungsmöglichkeit der 1%-Regelung praktisch nicht mehr widerlegt werden könnte.
