Handelsübliche Bezeichnungen als Anforderungen an Rechnungen
Unternehmer sind verpflichtet, ihren jeweiligen Geschäftspartnern Rechnungen über ihre getätigten Lieferungen und sonstigen Leistungen zu erstellen.
Die dazu erforderlichen Rechnungsangaben sind in § 14 Abs. 4 UStG aufgelistet, wobei für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto) Erleichterungen gelten (siehe § 33 UStDV). Fehlen diese vorgeschriebene Rechnungsangaben, ist somit beim Leistungsempfänger der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
De facto bestehen häufig Unsicherheiten bezüglich der Rechnungsanforderung bei der
- „handelsübliche Bezeichnung“ der gelieferten Gegenstände sowie
- „Art und Umfang“ der erbrachten sonstigen Leistung.
Die Finanzverwaltung hat die Anforderung konkretisiert und dem entsprechend an die neuere Rechtsprechung angepasst (Vgl. BMF-Schreiben vom 01.12.2021 – III C 2 – S 7280-a/19/10002 (BStBl 2021 I S. 2486)). Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs sind keine allgemeingültigen Aussagen möglich, wann eine Bezeichnung als „handelsüblich“ angesehen werden kann und wann nicht (Vgl. BFH-Urteil vom 10.07.2019 XI R 28/18 (BStBl 2021 II S. 961)), sondern muss im Einzelfall entschieden werden.
„Handelsüblich“ ist sodann Bezeichnung dann, wenn sie unter Berücksichtigung von Handelsstufe, Art und Inhalt der Lieferungen den Erfordernissen von Kaufleuten genügt und von Unternehmern in den entsprechenden Geschäftskreisen allgemein – also nicht gelegentlich - verwendet wird.
Die Finanzverwaltung unterscheidet für den Vorsteuerabzug hinsichtlich der Genauigkeit der Bezeichnung zwischen hochpreisigen Waren mit höheren Anforderungen und Artikeln im Niedrigpreissegment, allerdings ohne dabei detaillierte Beispiele oder Wertgrenzen anzugeben (Vgl. Abschnitt 15.2a Abs. 4 UStAE).
Für die Beschreibung von sonstigen Leistungen gilt Ähnliches. Angaben wie „Hilfsarbeiten“, „Beratungsleistungen“ oder „Reinigungsarbeiten“ sind unzureichend. Zur Konkretisierung der getätigten Leistungen kann in der Rechnung auf andere Dokumente wie beispielsweise auf den Lieferschein oder die Auftragsbestätigung verwiesen werden. Bedeutend hierbei ist, dass sich die erbrachte Leistung eindeutig und einfach nachprüfen lässt und zusätzlich auch ausgeschlossen werden kann, dass eine Leistung mehrfach abgerechnet wird.
