Rechnung schreiben - so geht's
Das schreiben einer Rechnung gehört unter Unternehmern eher zu den unliebsamen Aufgaben. Gerne überlässt man sie der Sekretärin oder der Ehefrau, weil sie zeitraubend ist und man sich lieber anderen Aufgaben widmet. Insgeheim steckt in manchen Fällen die Furcht dahinter, eine falsche Rechnung zu schreiben, da es einige Dinge zu beachten gibt.
Falsche Rechnungen können beim Sendungsempfänger im schlimmsten Fall zu Ablehnung führen und verzögern den Geldeingang, weil die Rechnung vom Unternehmer neu geschrieben und nochmal verschickt werden muss.
Große Unternehmen benutzen daher spezielle Software, um Rechnungen korrekt erstellen zu lassen und ihren Mitarbeitern einfach Rechnung schreiben beizubringen.
Für alle anderen gilt es, die nachfolgenden Tipps zu berücksichtigen, damit die Rechnung korrekt abgeschickt werden kann.
Datum und richtige Anschrift
Eine Rechnung beginnt man, indem man sie mit dem aktuellen Datum versieht und die eigene Anschrift an den Kopf des Papierbogens setzt. Außerdem schreibt man noch die Anschrift des Rechnungsempfängers dazu, so dass keine Missverständnisse entstehen können.
Wichtig ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger genau sieht, wann die Rechnung erstellt und von wem sie geschrieben wurde. Ein Recht auf Bezahlung hat nur, wer ordnungsgemäß eine Leistung erbracht hat. Somit weiß der Rechnungsempfänger direkt, von welchem Leistungserbringer die Rechnung stammt.
Fortlaufende Rechnungsnummer und Zahlungsziel auf die Rechnung schreiben
Vor dem Hintergrund steuerlicher Überprüfung ist es unerlässlich, jede Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer zu versehen. Die Nummern müssen klar ersichtlich und nachvollziehbar sein. So macht es beispielsweise Sinn, hinter jede Rechnungsnummer noch das aktuelle Jahresdatum zu schreiben. Eine fortlaufende Rechnungsnummer könnte dann beispielsweise so aussehen: 1/2017.
Wichtig ist auch, dass die Rechnung ein Zahlungsziel beinhaltet. Dieses sollte sich an den gesetzlichen Vorgaben orientieren. Je nach Branche sind z. B. 7 oder 30 Tage als Zahlungsziel gängig. Wer das Zahlungsziel vergisst, kann bei ausbleibendem Geldeingang auch keine Frist anmahnen und muss die Rechnung korrigieren.
Bankverbindung auf die Rechnung schreiben
Eine Rechnung schreiben bedeutet auch, die richtige Bankverbindung zu verwenden. Diese sollte direkt unter das Zahlungsziel gesetzt werden mit der Bitte, den ausstehenden Betrag auf dieses Konto zu überweisen. Unternehmen wird geraten, keine private Bankverbindung zu benutzen, sondern eine geschäftliche Bankverbindung anzugeben, sofern ein Geschäftskonto vorhanden ist.
Heutzutage genügt es, die IBAN anzugeben, um sicherzustellen, dass das Geld ankommt. Vorsichtshalber sollten aber auch BIC und Name des Kreditinstituts hinzugefügt werden. Ist die Bankverbindung mit Fehlern versehen, kann es unter Umständen sehr schwierig werden, an das Geld zu kommen, wenn der Rechnungsempfänger es schon versendet hat.
Steuernummer auf die Rechnung schreiben
Jeder Gewerbetreibende verfügt über eine individuelle Steuernummer, die er zu Beginn seiner Gewerbeanmeldung vom Finanzamt bekommen hat. Diese Steuernummer muss mit auf die Rechnung geschrieben werden. Sie ist quasi der Beweis dafür, dass der Unternehmer das Recht hat, eine Rechnung zu versenden. Privatpersonen beispielsweise können keine offiziellen Rechnungen schreiben, weil sie nicht über eine Steuernummer verfügen.
Die Steuernummer besteht aus 13 Ziffern und enthält Informationen über das zuständige Finanzamt, so dass dieses nicht extra erwähnt werden muss. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, erhält eine Umsatzsteuer-ID. In diesem Fall gehört diese Steuernummer auf die Rechnung. Die Umsatzsteuer-ID beginnt mit den beiden Großbuchstaben DE und endet mit einer Zahlenkombination.
Anhänge und Design der Rechnung
In manchen Branchen ist es üblich, eine Rechnung mit entsprechenden Anhängen zu versenden (z. B. im Handwerksbereich Aufmaße, Stundenzettel etc.). Einfach Rechnung schreiben und ohne Anhänge verschicken kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass diese nicht anerkannt wird. Also sollten die korrekten Anhänge immer direkt mit an den Rechnungsempfänger versendet werden. Wer clever ist, legt einer Rechnung direkt noch aktuelle Angebote oder anderweitige Werbung in eigener Sache mit bei.
Jedes größere Unternehmen verfügt über eine Corporate Identity, mit der Logo und Unternehmensfarben gemeint sind. Diese können sich im Design einer Rechnung wiederfinden (z. B. Logo im Briefkopf). Wie die Rechnung optisch gestaltet ist und welches Papier dafür verwendet wird, ist jedoch individuelle Einzelentscheidung. Eine Rechnung im Corporate Design zu erstellen ist keine Pflicht.
Es gibt tolle Software-Programme, die spezielle Rechnungsdesigns erstellen können. Diese dienen allerdings lediglich dem Wiedererkennungswert der Firma beim Rechnungsempfänger und sind keineswegs Garantie dafür, dass die Zahlung schneller eingeht.
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